Hur beslut fattas i kommunen

Kommunen har stor frihet att bestämma över sin verksamhet själv, men varje ärende måste behandlas enligt vissa regler.

1. Ett ärende kommer in

Beslutsprocessen börjar med att ett ärende kommer in till kommunen. Ett ärende kan komma från många håll:

• en politiker eller ett parti
• en tjänsteperson i förvaltningen
• en invånare som lämnar in ett medborgarinitiativ
• ett nytt lagkrav eller förändringar i omvärlden

Varje nämnd har dessutom ett årshjul (en tidslinje för beslutshantering) som täcker återkommande ärenden såsom budget, årsredovisning och måluppföljning. Det hjälper politiker och tjänstepersoner att planera och följa upp.

2. Ärendet diarieförs

Det inkomna ärendet diarieförs, vilket innebär att det registreras i kommunens diarium och får ett unikt diarienummer. Diarieföring används för att hålla ordning på alla ärenden och för att allmänheten lättare ska kunna få information om de ärenden som kommit in.

3. Tjänsteperson bereder ärendet

Ärendet lämnas till en tjänsteperson* i förvaltningen som ansvarar för att det bereds. Det betyder att underlag som behövs för att kunna fatta beslut tas fram: det kan vara utredningar, konsekvensanalyser, kostnadsberäkningar eller juridisk granskning. Om det behövs skickas ärendet på remiss till andra instanser som får lämna synpunkter.

Ibland får en tjänsteperson i kommunen fatta beslut på delegation och ibland behöver ett politiskt beslut fattas.

*Tjänstepersoner är anställda som arbetar med att genomföra de politiska besluten (tjänstepersoner är inte politiker).

Delegation

Kommunfullmäktige beslutar vilka ansvarsområden de olika nämnderna ska ha. De politiska nämnderna kan dock inte besluta i alla frågor som de ansvarar för, därför beslutar nämnderna om vem som får fatta vilka beslut i så kallade delegeringsregler.

Delegation kan ges till exempelvis de förtroendevalda i nämndens arbetsutskott, till en ordförande i nämnden, till en chef inom nämndens ansvarsområde eller till en enskild tjänsteperson såsom handläggare, socialsekreterare eller rektor.

Den som fattar ett beslut på delegation fattar beslutet på nämndens vägnar. De allra flesta beslut fattas av tjänstepersoner. Det kan handla om beslut om skolskjuts, bygglov, bostadsanpassningsbidrag, upphandling, personalfrågor, försörjningsstöd och mycket, mycket mer.

4. Ärendet läggs till på dagordningen

Nämndens ordförande har rätten att besluta om ärendet är färdigberett och därmed ska tas med på dagordningen till nämndens nästa sammanträde.

Oftast har hela nämndens presidium gemensam beredning cirka en vecka före nämndssammanträdet. Där beslutas om vilka ärenden som ska tas upp på sammanträdet, vilka handlingar som ska skickas ut till nämndens ledamöter och ersättare, samt en del praktiska frågor.

5. På nämndens sammanträde

På sammanträdet fattar nämndens ledamöter beslut i ärendet: till exempel att anta, avslå eller ändra förslaget.

Vilken nämnd som hanterar vilka ärenden bestäms genom reglementen som kommunfullmäktige har fattat beslut om. Om beslutet ska fattas i kommunfullmäktige bereds det först av kommunstyrelsen.

Vid sammanträdet deltar ledamöter, ersättare, nämndens sekreterare, verksamhetschef och andra tjänstepersoner som på olika sätt kan ge upplysningar vid sammanträdet.

(De flesta av Tomelilla kommuns nämnder har nio sammanträden per år. Datumen för sammanträdena finns på kommunfullmäktiges, kommunstyrelsens och respektive nämnds webbsida.)

6. Beslutet verkställs

När nämnden har beslutat i ärendet får förvaltningen i uppdrag att genomföra beslutet.

I vissa fall skickas beslutet vidare till kommunfullmäktige (om det gäller övergripande eller strategiska frågor som exempelvis budgetpåverkan). Vissa beslut kan också överklagas, till exempel myndighetsbeslut som rör en enskild person.

Efter sammanträdet skriver nämndsekreteraren ett protokoll med en paragraf för varje ärende. Protokollet justeras (godkänns) av ordföranden och den eller de ledamöter som på sammanträdet utsetts till justerare.

Därefter anslås protokollet på kommunens officiella anslagstavla. Detta är också beviset om att beslut fattats och att överklagandetiden börjat löpa.

7. Uppföljning

Nämnden kan senare följa upp:

• hur beslutet genomfördes

• om det gav önskad effekt
• om något behöver ändras framöver.