Sociala medier
Våra sociala mediekonton är bra och snabba informationskanaler.
Det centralt administrerade kontot har många följare. Här lägger vi info om händelser i kommunen, ofta med en länk till en nyhet på hemsidan eller annan aktuell sida. Ta kontakt med oss om du har något du behöver få uppmärksamhet kring. Vid kris eller samhällsstörning är Facebook en mycket viktig kanal för oss.
Facebook-kontot "Lediga jobb i Tomelilla kommun" används för att dela våra lediga tjänster samt nyheter som hänger ihop med kommunen som arbetsgivare.
Kommunens övergripande instagramkonto "tomelillapaosterlen", används framförallt för att stärka Tomelilla som plats.
På Instagramkontot "Jobba i Tomelilla" berättar vi vad kommunen gör genom att vi som arbetar här har kontot en vecka i taget. Vill du vara en av dem som visar ditt arbete på detta sätt? Stäm av med din chef och sedan med oss!
På Linkedin profilerar vi oss som arbetsgivare och arbetsplats.
Utöver de sociala medie-konton som kommunikationsavdelningen administrerar, finns flera som drivs av olika verksamheter.
Inriktning för sociala medier i Tomelilla kommun
Bakgrund
Sociala medier är ett samlingsbegrepp för ett flertal olika digitala medier och i första hand en plats för dialog och interaktion. Vi är löpande närvarande i våra sociala kanaler där vi skapar en relation, sprider information och upprätthåller en konversation med invånarna. Vi når olika målgrupper via olika sociala mediekanaler. Det är viktigt att anpassa budskapet och tonaliteten i respektive kanal.
Syfte och ändamål
Kommunikationen ska främja en god dialog och ge Tomelillaborna möjlighet till delaktighet. Kommunikationen ska också skapa engagemang för kommunens utveckling. De sociala medierna är också en plattform för att nå ut med viktiga meddelande exempelvis vid kris.
Sociala medier ska ses som en av flera möjliga kanaler för kommunikationen med medborgarna. En öppen och god dialog där alla känner sig välkomna ska eftersträvas i såväl inlägg som kommentarsfält.
Övergripande kanalstrategi
Här listas våra kommungemensamma konton, dess syfte och primära målgrupper.
- Facebook
Facebook är en kanal med verksamhetsnära kommunikation. Kanalen är också en förlängning av hemsidan och en plats för samhällsviktig information och dialog. Den primära målgruppen är Tomelilla kommuns invånare. - Instagram
Instagram ska stärka platsvarumärket genom att kommunicera det goda, kreativa, och naturliga Tomelilla. Den primära målgruppen är alla som är nyfikna på Tomelilla på Österlen, oavsett om man bor, verkar och lever här eller ej. - LinkedIn
LinkedIn ska stärka arbetsgivarvarumärket. Den primära målgruppen är andra organisationer, myndigheter och företag, anställda samt potentiella framtida anställda.
Hur vi kommunicerar med sociala medier
- All kommunikation ska följa de styrdokument som reglerar kommunikationsområdet i Tomelilla kommun.
- Allt som publiceras ska ha ett tydligt syfte och överensstämma med kanalstrategin.
- Publicering och behandling av personuppgifter ska följa gällande lagstiftning.
- Sekretessbelagda eller känsliga uppgifter får inte publiceras.
- Kränkande personuppgifter får inte publiceras.
- Frågor från enskilda på sociala medier ska besvaras så snart som möjligt.
- Vi ska uppmärksamma invånare på att kommentarer och meddelande i sociala kanaler är en allmän handling och kan komma att diarieföras.
Öppenhet och offentlighet
Tomelilla kommuns sociala media ska vara så öppna som möjligt för att främja insyn och transparens. Inlägg, kommentarer med mera, som görs av Tomelilla kommun, på ett socialt media blir en allmän handling. Inlägg, kommentarer med mera, som görs av utomstående på Tomelilla kommun sociala medier blir en allmän handling.
Tomelilla kommun för dialog på egna sociala medier men inte i forum som inte är Tomelilla kommuns plattformar.
Information till besökarna på ett socialt media
Det ska tydligt framgå för besökarna att det är Tomelilla kommun, och i förekommande fall vilken verksamhet, som ansvarar för det sociala mediet.
Det ska tydligt framgå för besökarna att publicerade meddelande, kommentarer och så vidare på det sociala mediet blir en allmän handling och att meddelandena blir tillgängliga även för andra besökare.
Det ska tydligt framgå för besökarna vilka uppgifter som inte får finnas på mediet och vad som händer om sådana uppgifter ändå läggs ut på mediet.
Det ska tydligt framgå för besökarna att de har ett ansvar för att den information som de lägger ut är korrekt och att denna inte strider mot lagstiftning.
Det ska tydligt framgå för besökare hur man kommer i kontakt med den ansvarige för det sociala mediet för att exempelvis anmäla olämpliga kommentarer eller kränkande innehåll. Besökarna ska uppmanas att rapportera sådant innehåll till de ansvariga.
En besökare ska informeras om att ett inlägg, meddelande med mera tagits bort.
Besökare som initierar eller diskuterar ett enskilt ärende på det sociala mediet ska kontaktas och hänvisas till en mer lämplig kommunikationskanal.
Närvaro och ansvar
Tomelilla kommuns totala närvaro på sociala medier förtecknas på ett samlat ställe på kommunens hemsida. www.tomelilla.se
Länk till annan webbplats.
Varje verksamhet inom Tomelilla kommun ansvarar för sin egen närvaro på sociala media och för sina egna sociala media. För kommungemensam närvaro på sociala medier ansvarar kommunikationsavdelningen på Tomelilla kommun.
Ansvaret innebär att fortlöpande se till att användningen överensstämmer med Tomelilla kommuns utarbetade rutiner för sociala medier, och med relevant lagstiftning inom området.
Ansvaret innebär också att verksamheten är personuppgiftsansvarig för personuppgifter som verksamheten själv publicerar på sociala medier och som huvudregel även för personuppgifter som andra publicerar på verksamhetens sociala medier.
Ansvaret innefattar att säkerställa att ingen behandling av personuppgifter förekommer som kränker enskildas personliga integritet.
Uppsikt och moderering
Det sociala mediet ska dagligen hållas under uppsikt, måndag till fredag. Den som ansvarar för det sociala mediet ska avsätta tillräckliga resurser för detta. Tillgång till inloggningsuppgifter måste säkerställas.
Diarieföring och gallring
Kommentarer, inlägg, bilagor och material som kommer in till kommunen i de sociala medierna ska diarieföras om de handlar om:
- Klagomål eller synpunkter
- Pågående ärenden
- Initierar ett ärende
Om det är av tillfällig eller mindre karaktär behöver det inte diarieföras. Brottsligt material ska sparas, polisanmälas och snabbt tas bort samt diarieföras.
Anställdas användning av sociala medier
För att en anställd ska använda sociala medier som officiell kommunikationskanal för en verksamhet, ska alltid ett uppdrag från chef finnas. Ett sådant uppdrag ska fås innan användandet påbörjas och ska dokumenteras. Med detta beslut klargörs att personen använder sociala medier som anställd och inte som privatperson. Tomelilla kommuns kommunikationsavdelning ska också ge sitt godkännande innan uppstart av ett nytt konto.
Användning och checklista för tomelilla kommuns sociala medier
Den som publicerar i Tomelilla kommuns sociala medier ska följa checklistan för Tomelilla kommuns sociala medier (separat dokument).
