FAQ upphandling och inköp
Vanliga frågor och svar om upphandling och inköp.
Vem kontaktar jag om jag har frågor om inköp och upphandling?
Inköps- och upphandlingsfunktion är gemensam för Ystad och Tomelilla. Kontakta inköpsenheten för alla frågor gällande inköp och upphandlingar.
Inköpsenheten: upphandling@tomelilla.se
Peter Eriksson: peter.eriksson@ystad.se, 0411-577167
Hur beställer jag en vara eller tjänst?
Kontrollera först i avtalsförvaltningen (tidigare avtalsdatabasen) via Stratsys om vi har ett avtal på det du ska köpa. Har vi avtal på varan/tjänsten beställer du genom att kontakta din beställare i verksamheten. Finns det inget avtal behöver du direktupphandla eller upphandla varan/tjänsten.
Hur vet jag om vi har avtal på en vara/tjänst eller inte?
Kommunens avtal finns samlade i en avtalsdatabas. Gå in iavtalsförvaltningen (tidigare avtalsdatabasen) via Stratsys och kontrollera om vi har ett avtal.
Här hittar du länken till Stratsys →
Behöver du hjälp kontaktar du gemensam administration genom att mejla till upphandling@tomelilla.se eller att ringa till 0417-182 31.
Jag har hittat billigare varor i en lokal affär, då är det väl bättre att jag handlar därifrån?
Nej, du måste handla där vi har avtal. Även om värmeljusen är billigare blir det dyrare att hantera det administrativt när man inte har avtal. Vi kan även bli skyldiga att betala straffavgift till den leverantör som vi har avtal med. Det kan även medföra att varan har miljö- och kvalitetsbrister där vi inte har avtal.
Jag har fått en faktura som är utställd på mig men som kommunen ska betala, det är väl okej?
Nej, vi kan endast betala fakturor som är ställda till Tomelilla kommun. Kommer det en faktura som står i ditt eget namn, får vi enligt skattemässiga regler inte betala fakturan då det räknas som en privat faktura.
Måste jag upphandla om vi inte har avtal?
Ja, alla inköp måste vara avtalade.
Vi inom kommunen kan köpa av vem vi vill under en viss beloppsgräns?
Nej, LOU (Lagen om offentlig upphandling) gäller alltid och oavsett belopp såvida vi köper en vara eller tjänst av en extern leverantör.
Om avtalets värde överstiger 700 000 kr (från 2022) måste du göra en upphandling.
Understiger värdet beloppsgränsen kan man istället göra en direktupphandling som innebär att kommunen inte behöver annonsera ut upphandlingen. Tänk på att det i värdet räknas in kommunens alla inköp inom det produktområde. Det betyder att det inte bara är din verksamhets inköp som räknas in, utan alla verksamheters inköp i hela kommunen. Är det ett återkommande behov räknas det sammanlagda värdet under en fyraårsperiod.
När kan jag direktupphandla?
Den vanligaste situationen då direktupphandling används är när det som ska köpas har ett värde som inte överstiger direktupphandlingsgränsen som idag uppgår till 700 000 kr (från 2022). Läs mer om direktupphandling på upphandlingssidan.
Vad menas med ett ramavtal?
Ett ramavtal är ett avtal där man tecknar avtal med en eller flera leverantörer och där man inte har någon bestämd volym. Kommunen har ramavtal för köp av sådant som förekommer ofta till exempel kontorsmaterial.
Gäller ett ramavtal en leverantörs alla varor och tjänster?
Nej, avtalen är för specifika varor och tjänster. Ramavtalen behöver inte omfatta en leverantörs hela utbud.
Jag har ett handkassekort, kan jag handla var som helst med det?
Handkassekort avskaffades 1 oktober 2023. Enstaka verksamheter har kvar handkassekort enligt överenskommelse.