Upphandling och direktupphandling

Inköps- och upphandlingsfunktion är gemensam för Ystad och Tomelilla. Kontakta inköpsenheten för alla frågor gällande inköp och upphandlingar.

Kontakt: upphandling@tomelilla.se
Peter Eriksson: peter.eriksson@ystad.se, 0411-577167

Gränsvärden

Värde

Process

Under 100 000 kr

Inköp (tillräckligt att tillfråga en leverantör)

Över 100 000 kr–700 000 kr

Direktupphandling

Över 700 000 kr–2 389 585 kr

Upphandling (ska annonseras)

Över 2 389 585 kr

Upphandling (utökad, ska annonseras)

Upphandling

När kommunen köper varor, tjänster och byggentreprenader måste kommunen följa Lagen om offentlig upphandling. En upphandling resulterar antingen i ett ramavtal, avtal eller enskilt köp. Om det är en upphandling eller direktupphandling beror på beloppet man upphandlar för.

Överskrider värdet 700 000 kronor ska du göra en upphandling, och du behöver då kontakta inköpsenheten så att de kan säkerställa att du får rätt stöd och vägledning genom upphandlingsprocessen. Inköpsenheten finns i Ystad kommun (upphandling@ystad.se).

Det är viktigt att undvika att alltför många upphandlingar avbryts eller överprövas. Genom behovsanalys och marknadsanalys kan du och inköpsenheten arbeta fram ett bra förfrågningsunderlag och minimera risken för upphandlingsfel.

Ramavtal

Ramavtal tecknas inom avtalsområden där vi har kontinuerliga behov, exempelvis kontorsmaterial. Under ramavtalets giltighetstid görs kontinuerliga avrop från de leverantörer som kommunen har ramavtal med. Upphandlingar som berör fler än en verksamhet ansvarar den centrala upphandlingsfunktionen för, i övriga fall är den enskilda verksamheten ansvarig.

Direktupphandling

Med direktupphandling avses en upphandling utan krav på anbud i viss form. Den vanligaste situationen då direktupphandling används är då det som ska köpas har ett värde som inte överstiger direktupphandlingsgränsen (700 000 kronor).

I riktlinjerna för direktupphandling är all viktigt information samlad. Riktlinjerna hittar du i en PDF-fil längre ner på sidan.

Vem kan göra en direktupphandling?

Verksamhetschefer och andra personer som har fått delegation får lov att göra direktupphandlingar.

Du som ska göra en direktupphandling ska först ha gått vår utbildning. Verksamhetscheferna kan kontakta upphandlingsfunktionen om de ser att det finns ett behov. Det är verksamhetschefen som är ansvarig att de som gör direktupphandling har fått rätt utbildning och information.

Så här gör du en direktupphandling

Direktupphandling ska göras i vår direktupphandlingsmodul. Du kontaktar inköpsenheten (upphandling@ystad.se) för att få ett inlogg till modulen. Där finns en kort vägledning samt alla mallar du behöver. Avtalen ska sedan diareföras i Evolution.

Innan en direktupphandling påbörjas ska du alltid göra en kontroll om den aktuella varan/tjänsten omfattas av ett ramavtal eller inte. Det kontrollerar du genom att söka i avtalsdatabasen eller genom att kontakta upphandlingsfunktionen. Om ramavtal finns ska istället det användas för avrop.

Om varan/tjänsten inte omfattas av ett ramavtal ska en bedömning göras om anskaffningsbehovet är återkommande eller om det rör sig om ett enskilt inköp. Om anskaffningsbehovet är återkommande ska den sammanlagda summan av inköp under ett räkenskapsår uppskattas. Ett anskaffningsbehov får inte delas upp i mindre delar i syfte att komma under gränsen för direktupphandling.

Vid direktupphandlingar under 100 000 kronor är direktinköp tillåtet. Om summan övergår 100 000 kronor ska du kontakta inköpsenheten.

Krav på upphandlingsföremål och leverantör

Upphandlingsföremålet

Varan eller tjänsten ska vara anpassad till verksamhetens behov till ett fördelaktigt pris, och ta hänsyn till miljö och sociala riktlinjer.

Viktiga frågor att ställa innan du gör en direktupphandling är:

  • Vilka kvalitetskrav finns?
  • Går de kostnader som är förknippade med ökade kvalitetskrav att rättfärdiga?
  • Kan upphandlingen bidra till de strategiska mål som kommunen har?
  • Är det lämpligt att ställa miljökrav i upphandlingen?
  • Är det lämpligt att ställa sociala krav i upphandlingen?

Leverantören

Oavsett värde på upphandlingen ska leverantörer tilldelas kontrakt på affärsmässiga grunder. Med affärsmässiga grunder menas att inköpet ska gå att rättfärdiga på ett objektivt sätt, till exempel genom att man väljer den billigaste varan eller tjänsten, den med bäst kvalitet i förhållande till pris eller den som innebär minst extraarbete för verksamheten. För att kommunen ska uppfattas som professionell och som en bra samarbetspartner ska leverantörer tilldelas kontrakt efter de förutsättningar som ges i förfrågningsunderlaget.

Leverantörskontroll

Inkomna offerter/anbud ska vara skriftliga och en leverantörskontroll ska genomföras. Med leverantörskontroll menas till exempel att man kontrollerar så att de sköter sina skatter och avgifter eller att de uppfyller en viss nivå för kreditvärdighet.

Konkurrensutsättning och annonsering

Konkurrensutsättning

Som huvudregel ska konkurrensutsättning alltid ske vid direktupphandling. Vid direktupphandlingar under 100 000 kronor är direktinköp tillåtet, men om du önskar får även dessa annonseras.

Annons och offert

Direktupphandlingar över 100 000 kronor ska annonseras och minst tre leverantörer bör kontaktas. Leverantörer måste få skälig tid på sig att komma in med anbud/offert. Kontakta upphandlingsfunktionen, så hjälper vi dig med inloggning till direktupphandlingsmodulen och att säkerställa förfrågningsunderlaget/offerten innan den annonseras.

Sekretess och tilldelningsbeslut

Sekretess

Under en direktupphandling ska sekretess gälla precis som vid andra upphandlingsförfaranden. Sekretessen omfattar till exempel antalet inkomna anbud, vilka leverantörer som lämnat anbud samt priser och villkor som angivits i anbuden.

Tilldelningsbeslut

Alla leverantörer som har deltagit i direktupphandlingen ska meddelas om vilken leverantör som tilldelats kontraktet och anledningarna till detta. Mall för upprättande av tilldelningsbeslut får du av den centrala upphandlingsfunktionen.

Avtal

Vid direktupphandlingar under 100 000 kronor bör skriftliga avtal upprättas. Be den centrala upphandlingsfunktionen om en avtalsmall.

Vid direktupphandlingar över 100 000 kronor ska avtal upprättas om det inte finns goda skäl att inte göra det.

Elektroniska fakturor är lagkrav från den 1 april 2019.

Dokumentation

Förfrågningsunderlag och upphandlingsdokument för direktupphandling ska registreras i kommunens diariesystem Evolution. För upphandlingar vars värde överstiger 100 000 kronor gäller dokumentationsplikt. Dokumentationsblanketten ska också registreras i Evolution.

Handlingarna ska diarieföras under ”Direktupphandling [årtal]” inom nämndens verksamhetsområde. Om du själv inte kan registrera handlingarna i Evolution kan du mejla dem till Tomelilla direkt på registratur@tomelilla.se.

→ Blankett för dokumentation av direktupphandling Word, 137 kB.