FAQ ekonomi och fakturor

Ekonomiavdelningen är systemägare för följande system:

• Visma RoR är vårt ekonomisystem
• Raindance är vårt system för e-handel och leverantörsfakturor
• Qlik Sense ersätter QlikView och är vårt beslutsstödsystem för uppföljning av bland annat ekonomi och personal
• Hypergene är vårt system för att ge stöd i processer som måluppföljning, tertialrapport, delårsrapport och årsredovisning samt verksamhetsplan och nulägeskarta med mera.
• Inexchange är det system vi har för att ta emot och skicka e-fakturor.
• Inyett är vårt system för säkerställande av data i leverantörsregistret.
• Tendsign är vårt upphandlingssystem
• Addo är vårt system för e-signering

Var hittar jag mitt referensnummer?

En leverantörsfaktura som ställs till Tomelilla kommun måste ha ett giltigt referensnummer. En lista på vilka giltiga referensnummer som finns hittar du på katalogen S: under mappen attest och behörigheter. Filen heter attestantförteckning, ifylld.

Hur makulerar jag en leverantörsfaktura?

Ibland kan en leverantörsfaktura i Raindance vara felaktig och behöva tas bort, det vill säga makuleras. Klicka på "Åtgärder", välj "Till övervakning" och välj sedan orsak "Makuleras". Ange i löpande text anledningen till varför fakturan måste makuleras och vem som beslutat att det ska göras.

Kontakta sedan gemensam administration genom att mejla till ekonomi@tomelilla.se eller att ringa till 0417-182 31. Tänk på att ange fakturanumret i mejlet eller samtalet.

Hur ska en godkänd leverantörsfaktura se ut?

En leverantörsfaktura måste uppfylla vissa krav för att vara godkänd.

Adressen ska vara:

Tomelilla Kommun
Fakturaavdelningen
Box 1
273 21 Tomelilla

Detta måste en leverantörsfaktura innehålla:

• Säljaren och köparens namn och adress
• Leverantörens organisationsnummer
• Momsregistreringsnummer
• Leverantörens bankgiro, plusgiro, bankkonto eller factoringbolag
• Datum för utfärdande
• Datum för leverans
• Betalningsvillkor
• Löpnummer
• Skattesats (moms i procent)
• Momsbelopp
• Mängd, omfattning och art
• Referensnummer, det får endast innehålla 5 siffror till exempel 21301 (Inget namn och inga bokstäver)

Hur konterar jag utbildning?

Fakturor vi får för utbildningar, representation och konferenser vi deltagit i hanteras lite annorlunda jämfört med andra leverantörsfakturor.

När det gäller utbildningar måste följande information bifogas fakturan:

• Vem som deltagit
• Syftet med deltagandet
• Kursprogram

Hur konterar jag konferens?

Fakturor vi får för utbildningar, representation och konferenser vi deltagit i hanteras lite annorlunda jämfört med andra leverantörsfakturor.

När det gäller konferenser måste följande information bifogas fakturan:

• Vem som deltagit
• Det ska finnas ett program som är till för att stärka din verksamhet. Programmet måste omfatta minst 6 timmar per dag och 30 timmar per vecka
• Inslaget av nöjen och rekreation får inte vara för stort

Hur konterar jag representation?

Fakturor vi får för utbildningar, representation och konferenser vi deltagit i hanteras lite annorlunda jämfört med andra leverantörsfakturor.

När det gäller representation måste följande information bifogas fakturan:

• Vem som deltagit
• Syftet med sammankomsten
• Se momsregler nedan

Momsregler

Vid extern och intern representation får kommunen får göra avdrag för (lyfta) moms med högst (ingen sprit eller vin ingår):

Intern representation slag (konto) 7111:

• Lunch, middag och supé 200 kr + 24 kr moms/person och tillfälle
• Andra måltider t ex frukost 60 kr + 7,20 kr moms/person och tillfälle
• Kringkostnader vid t.ex personalfest, musikunderhållning, go-cart, minigolf (25%) 180 kr + 45 kr moms/person och tillfälle
• Teaterbesök (6%) 180 kr + 10,80 moms/person och tillfälle
• Interna kurser och planeringskonferenser fullt momsavdrag

Extern representation slag (konto) 7101:

• Lunch, middag och supé 300 kr + 36 kr moms/person och tillfälle

Observera att du aldrig kan göra ett större avdrag för moms än momsbeloppet på kvittot eller fakturan för den mat och dryck som får ingå i avdraget. Representation ska följa interna regler.

Hur periodiserar jag?

Det är viktigt att inkomster och utgifter hamnar i rätt period i bokföringen. För att det ska bli så behöver man ibland periodisera inkomster och utgifter. En intäkt är en periodiserad inkomst och en kostnad en periodiserad utgift.

Periodisering görs för att redovisningen ska bli mer rättvisande. Det betyder att intäkter ska tas upp i den period de faktiskt har intjänats och kostnader i den period de faktiskt har förbrukats, oavsett när de betalats. Ett riktvärde är att belopp över 20 000 kr periodiseras.

Exempel 1

Kommunen får en faktura på 120 000 kr i maj 2021 gällande en hyra som sträcker sig ett år fram i tiden från perioden juli 2021–juni 2022. Kommunen tar hela utgiften 2021 (betalningen på 120 000 kr). Halva kostnaden, 60 000 kr, avser perioden juli–december 2021 och bokförs på 2021. Resterande 60 000 kr som avser januari–juni 2022 periodiseras och bokförs som en förutbetald kostnad.

Exempel 2

Kommunen har kostnader på 100 000 kr för elförbrukning för december 2021, men fakturan kommer först i januari 2022. Kommunen tar utgiften i januari 2022 men kostnaden ska belasta december 2021 då det är då kommunen förbrukat elen. Fakturan periodiseras och bokförs som en interimsskuld.

Kontakta gemensam administration genom att mejla till ekonomi@tomelilla.se eller genom att ringa till 0417-182 31 om du behöver stöd i hur du periodiserar dina leverantörsfakturor i Raindance.

Kontakta ekonomen för din verksamhet om du har andra frågor kring periodisering.

Hur gör jag utbetalning till privatperson?

Det är inte bara till leverantörer vi betalar ut pengar, utan även till privatpersoner. Då ska du använda en speciell blankett, se länk nedan.

Du fyller i blanketten med följande:

• Namn och adress
• Konto eller bankgiro
• Beskriver vad utbetalningen avser
• Datum
• Granskningsattest
• Beslutsattest
• Kontering
• Belopp
• Underskrift
• Bifoga även underlag för utbetalningen exempelvis kvitto eller fakturakopia.

→ Utbetalningslapp Word, 131 kB.