Kontanter och handkassor
Kontanter och handkassekort används som regel inte i kommunen. Inköp ska ske via upphandlade leverantörer.
Handkassekort avskaffades den 1 oktober 2023, med undantag för enstaka handkassekort som kommer att vara kvar enligt överenskommelse. Dessa handkassekort interndebiteras med en avgift på 400 kronor per kort vid byte och då ett nytt lämnas ut.
Personliga utlägg ska som regel inte göras alls. Om du måste göra ett utlägg ska din chef godkänna inköpet innan du köper varan.
För dig som har handkassekort kvar
För dig som fortfarande har handkassekort gäller följande:
- Samtliga transaktioner som görs med kortet ska redovisas på en speciell blankett ”Handkassa (bokföringsblankett)”. Kvittot ska biläggas som en redovisning av inköpet. Transaktionerna förs sedan över till blanketten ”Utbetalning” som konteras och attesteras av personer med rätt behörighet. När blanketten är ifylld, konterad och underskriven ska den lämnas till gemensam administration som gör utbetalningen och laddar kortet. Det görs en gång i månaden.
- Beloppet/saldot på kortet kan man få uppläst i telefonen, ring 0771–336633 och ange kort-id följt av #, eller kontakta gemensam administration för information.
- Har du förlorat ditt kort kan du spärra detta genom att ringa 0771–336633 eller kontakta gemensam administration.
- Kortet får endast användas i tjänsten, det vill säga inte för privat ändamål.
- För att kortet ska fungera, sätt det i kortläsaren och ange koden. Det fungerar inte att ”blippa” kortet.
Vad ersätter handkassekort?
- Marknadsplatsen: Handla i första hand upphandlade varor i vårt e-handelssystem, Marknadsplatsen. Finns inte varan på Marknadsplatsen, handla från upphandlade leverantörer där du kan få Peppolfaktura (har leverantören inte detta kan de nyttja vår leverantörsportal). För instruktioner hur leverantören ska skicka leverantörsfakturor se: tomelilla.se
Länk till annan webbplats.. - ICA-kort: ICA-kort beställer du via ekonomiavdelningen och måste godkännas av din chef. Chefen mejlar till ekonomiavdelningen att beställa kortet. När du handlat på ICA kortet kommer det en faktura. När fakturan förfaller till betalning och denna betalas laddas kortet på nytt. Betalas inte fakturan, laddas inte kortet förrän fakturan är betald. Behöver du mer kredit på kortet måste chefen godkänna det. Kortet går endast att använda på ICA Kvantum i Tomelilla.
- Coop-kort: detta beställer du på samma sätt som ICA-kort ovan. Kortet går endast att använda på Coop i Tomelilla.
- Personligt utlägg: Om du inte kan köpa varan i Marknadsplatsen eller mot faktura, kan du i vissa fall få ersättning för personligt utlägg. Ett sådant utlägg måste godkännas av din chef innan inköp och därefter attesteras på en särskild blankett. Chefen skickar blanketten till ekonomiavdelningen, som betalar ut samtliga utlägg en gång i månaden. Kostnader för resor registreras i som tidigare Personec (självservice) och betalas inte ut av gemensam administration.
Kontanter avskaffas
Användning av kontanter avskaffas från och med den 1 oktober 2023. Det gäller alla verksamheter. Däremot kan vissa verksamheter som har godkänt swishnummer ta emot betalningar via Swish.